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La toma de decisiones es un proceso natural, muchas veces involuntario. A lo largo del día realizamos cientos de acciones en las que el análisis, la ponderación de alternativas y valoración de las posibles consecuencias, se lleva a cabo en fracción de segundos; la experiencia y la rutina nos ayudan a no tener que pensar en cada paso que damos, pero cuando el problema o situación a tratar afecta a varias personas, influye en la productividad o en el incremento de beneficios, la intuición ha de ser un apoyo y la rapidez una virtud para comenzar a buscar soluciones.
Ante un problema, los mecanismos de búsqueda de soluciones se activan, la respuesta adecuada está muy cotizada, y todos, en una situación de necesidad, pagaríamos por obtenerla de manera inmediata. Ahora bien, en el mundo empresarial dos más dos no son cuatro, y la respuesta correcta no se puede obtener mediante una fórmula matemática; es por ello que la manera en la que se plantean los problemas, el personal que se encarga de resolverlos y la forma de hacerlo, marcan la diferencia.
Cuando debemos de tomar una decisión, el proceso lógico y racional de actuación es el siguiente:
- Definición del problema: Exponer la situación que queremos cambiar es el primer paso para poder cambiarla, deberá ser clara, detallada y cuantificable; problemas en la organización habrá muchos, ahora bien, no lo sabremos si no tenemos instrumentos que nos permitan comparar los resultados obtenidos con los deseados, es por eso que, lo que no se pueda medir, no se va a poder cambiar. Destacar que, ante varios problemas, habrá que ponderarlos para identificarlos por su importancia y proceder así a su resolución.
- Alternativas: Ante un problema puede haber varias alternativas, cuantas más mejor, por lo que, mediante la implicación de los miembros encargados de su resolución resulta esencial. Utilizando técnicas como el braistorming o la técnica Deplphi se favorecerá la aparición de posibles soluciones.
- Análisis y valoración de las alternativas: Cada miembro del grupo considerará que una solución es más válida que otra por los criterios (económicos, tiempo, fiabilidad, seguridad…) que ha identificado como esenciales, así que, antes de valorar, habrá que unificarlos, elegir los que sí van a tener relevancia, el orden que ocupa y el valor que se le otorga y cuales son omitidos.
A continuación, se valorarán las alternativas en base a los criterios preestablecidos. Es muy común que se rechacen o aprueben las ideas de los otros, pero hay que tener cuidado con los monosílabos. Decir no a algo que no nos gusta es lo primero que se nos pasa por la cabeza, pero esto tiene unas consecuencias, decir NO cierra puertas, desmotiva y no invita a la reflexión, es un punto final. Sin embargo, con la técnica Y SI… damos una idea de manera positiva que trate de mejorar lo que se ha dicho, abriendo debate, ofreciendo alternativas y favoreciendo la participación de los demás. No debemos olvidar que la solución al problema planteado la puede tener uno de nosotros, así que no impidamos que el “genio” se quede dentro de la lámpara por culpa de nuestra impulsividad.
- Deliberación acerca de las posibles implantaciones: La importancia de esta fase, reside en poder desarrollar el plan de acción para cada una de las alternativas escogidas, de todas las expuestas con anterioridad. Es por ello que en esta fase se deben identificar alternativas imposibles por la falta de recursos.
Uno de los errores más comunes es pensar que porque la solución esté respalda por la mayoría es correcta, y no tiene por el qué. Para conseguir un alto porcentaje de éxito, debemos “atacar” los planes de acción definidos; para ello, se puede emplear la técnica del Brainstorming negativo, el procedimiento es el mismo que para el brainstorming, pero el objetivo es identificar puntos débiles, posibles contras en la implantación de las soluciones al problema, con esto, se identifica qué no puede funcionar, en el caso de que haya algo que deba cambiarse se piensa en cómo solucionarlo y si no tiene solución, se abandona la idea antes de invertir tiempo y dinero en ella.
También, una figura interesante en los procesos de toma de decisiones complejos y costosos es la de abogado del diablo, papel desempeñado por un experto en derecho canónigo de la iglesia católica durante siglos en los procesos de canonización; su función era la de sacar a la luz los errores y fallos para defender así la autenticidad de las virtudes del canonizado.
- Elección y puesta en marcha: Sobre el papel, estando las posibles alternativas al problema escritas, detalladas y con el plan de acción elaborado, toca elegir e implementarla. En este punto, la economicidad, la rapidez y la efectividad son clave, así que valorando las alternativas se escoge una, esa es la elegida. Pero no hay que ir tan rápido.
- Evaluación: Esta etapa es la más importante, si no hay evaluación no hay garantía de que todo el trabajo realizado sea eficaz. Por ello, debe realizarse un control sobre las medidas adoptadas que permita comparar el resultado obtenido con la situación inicial para determinar si el problema ha quedado resulto o por el contrario, debemos escoger otra de las alternativas Esciy proceder a su implementación.
Decir sí a algo, acarrea la movilización de recursos y personas para poder llevarla a cabo, por lo que uno de los elementos más necesarios, pero a la vez, más peligrosos de los que se puede disponer es de dinero. Parafraseando a Talleyrand, la de estupideces que se han evitado gracias a la falta de presupuesto, y, por ende, la cantidad que se han llevado a cabo por el exceso y mal uso de este, hecho ligado sin duda a un mal proceso de toma de decisiones.
El proceso de toma de decisiones, sobre todo, en aquellos casos en los que la decisión sea de cierta envergadura, no debe tomarse a la ligera, el tiempo que quiera ahorrarse a la hora de determinar qué hacer, quizá deba emplearse más tarde para solucionar los errores de una decisión mal tomada.