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En estos tiempos es normal que notemos en nuestros equipos ciertos comportamientos como falta de motivación, estrés, disminución de la productividad, bajo de espíritu de equipo, inseguridad y desconfianza. Es importante que, como líderes de nuestros equipos, advirtamos estos cambios de actitudes y que busquemos soluciones. Es por eso que, en el artículo de hoy daremos unos consejos sencillos y eficientes para ayudaros a gestionar la motivación, comunicación y productividad de vuestros equipos en tiempos de incertidumbre.
Motivación
Muchas empresas piensan que para motivar a los empleados hay que subirles el sueldo, sin embargo, se ha demostrado que al cabo de dos meses desaparece la motivación producto de un aumento salarial. En realidad, esto es una buena noticia, ya que podemos usar otras formas de motivar a nuestro equipo, que son gratis y mucho más efectivas. Te proponemos estos cinco concejos para motivar a tu equipo:
- Da feedback
Reconozcamos el trabajo bien hecho, el logro de objetivos y las metas alcanzadas. No cuesta nada y significa un montón. ¿Cuándo fue la última vez que reconocimos los esfuerzos de un compañero de trabajo? ¿o que alguien reconoció los nuestros? ¿a que sienta bien escuchar que somos parte importante del equipo?
- Da prioridad a los empleados
Es importante tener en cuenta las necesidades y opiniones de nuestro equipo e incluirlos en el proceso de toma de decisiones. Establecer los objetivos de forma conjunta aumentará su satisfacción y compromiso para cumplirlos.
- Promueve la flexibilidad
Los tiempos han cambiado y las personas también, tener un horario rígido es cosa del pasado. Ha quedado demostrado que el trabajo flexible promueve la productividad y mejora la motivación y el compromiso. Aprovechemos la flexibilidad y digamos adiós a la rigidez.
- Crea planes de futuro
Las épocas de inestabilidad suelen relacionarse con la incertidumbre económica, despidos masivos, pérdidas de empleos, cierre de empresas. En esas situaciones es importante tranquilizar a necesidad de seguridad y estabilidad que tienen los empleados, haciéndoles saber que la empresa cuenta con ellos a futuro o que tienen un plan de carrera. Incluirlos en los planes a largo plazo son fuertes motivadores en épocas de crisis, además de reconocer su trabajo.
- Desarrolla capacidades y competencias
Esto quiere decir que coloquemos a las personas de nuestro equipo en los puestos en los que se desarrollarían mejor. Enriqueciendo los puestos de trabajo con mayores responsabilidades, nuevos retos donde puedan desarrollar todo su potencial.
Es más, si tienes problemas para recordar estos 5 consejos, te recomendamos que pienses en tu mano (sí, has leído bien, tu mano)
Comunicación
Cuando nos encontramos ante situaciones de cambio, estrés o incertidumbre, lo primero que se ve afectado es la calidad en la comunicación y suele ser lo último que se tiene en cuenta al momento de gestionar el cambio. Un estudio elaborado por la escuela de negocios de Harvard descubrió que la media de los directivos pasa el 75% de su tiempo hablando o escuchando a otras personas; sin embargo, en épocas de crisis en vez de aumentar la cantidad y calidad de la información que se recibe de los directivos, ocurre todo lo contrario, se reduce. Los siguientes consejos van dirigidos a mantener la comunicación fluida con nuestro equipo, proveedores o clientes, a pesar de las circunstancias u obstáculos:
- Para solucionar problemas, usa los “mensajes-yo” en vez de las “acusaciones-tú”:
Para expresar nuestros sentimientos, opiniones, deseos o preferencias, podemos decir: “Yo me siento…”, “Opino que…” o “Me gustaría…” Las “acusaciones-tú” son amenazantes y alientan al interlocutor a adoptar posturas defensivas o de enfado. Por ejemplo, en vez de decir: “Nunca haces las cosas a tiempo” decir: “Estoy decepcionado de que tu informe no haya llegado a tiempo para la reunión de hoy”.
- Para comunicar una mala noticia, evita ambigüedades y sé específico:
Si tienes que comunicar una mala noticia no vayas con rodeos, que la gente se pondrá nerviosa y escucharán lo que quieran escuchar y procura no enviar mensajes ocultos, tampoco obligues a tu interlocutor a leer tu mente. Di tu mensaje de la forma más clara y concreta que le sea posible. Debemos procurar ser concretos y asertivos con nuestros mensajes, sin omitir información fundamental. Recuerda que es mejor comunicar todas las malas noticias a la vez.
- Utiliza terminología que los interlocutores puedan comprender:
En este punto tenemos que conocer a nuestros receptores y adaptar nuestro mensaje para que sea comprendido por todos. Por ejemplo: si usamos un lenguaje muy técnico, tal vez algunas personas no lo entiendan o puedan malinterpretarlo.
- Frente a los conflictos interpersonales, soluciónalos lo más pronto posible:
Está claro que en la medida que los ánimos se ven afectados por circunstancias estresantes, aumenta la posibilidad de que surjan conflictos interpersonales. Es importante recordar que los problemas que se i
gnoran, no se arreglan y con el paso del tiempo, suelen agravarse. Si notas problemas entre compañeros, localiza el origen del conflicto y busca alternativas creativas que eviten su repetición en el tiempo.
- Promueve la comunicación abierta:
La comunicación no solo debe ser descendente, sino debe fluir en todos los niveles de la organización. Procura crea espacios donde el equipo pueda intercambiar ideas libremente, plantear sus sentimientos y liberar sus frustraciones, esto promoverá la creatividad y el surgimiento de nuevas ideas.
- Fomenta la escucha activa:
No se trata solo de escuchar a tus colaboradores, sino de entender el origen de los sentimientos e ideas que están trasmitiendo. Pide la opinión a compañeros y colaboradores, prestar atención a lo que tengan que decir, agradece las aportaciones recibidas e implementa las recomendaciones.
Pero sin tuviéramos que resumir todos estos consejos en uno solo, sería: nunca dejes de comunicar
Productividad
La productividad nunca es una variable constante si a lo largo del año, incluso a lo largo del día. Por ejemplo, llegamos al trabajo, tomamos un café, revisamos las noticias o conversamos con al
gún compañero, después miramos los correos y entre que entramos a la oficina y calentamos motores para ponernos realmente a trabajar puede pasar 45 minutos o una hora. Lo mismo ocurre en ciertos meses del año en los que la productividad de equipo suele disminuir, por ejemplo, en diciembre con los preparativos y reuniones navideñas, en enero con el efecto post año nuevo, después de tomar vacaciones también cuesta un poco arrancar con el trabajo, en los meses de verano con el calor también cuesta un poco más.
Pero, además de todo esto, ha quedado demostrado que en las épocas de crisis se registran caídas importantes en la productividad. En ese sentido, hemos elaborado una serie de recomendaciones que te ayudarán a impulsar la productividad, dar guía y reenfocar las prioridades del equipo durante las épocas de incertidumbre:
Primero: Haz una lista de tus tareas pendientes
Muchas veces tenemos la cabeza llena de tareas pendientes que tenemos que atender, pero con frecuencia lo urgente no deja tiempo para hacer lo importante. Un buen consejo es hacer una lista con todas las tareas (urgentes e importantes) que queremos trabajar a lo largo del día. ¿Sabías que puedes ahorrar un 20% de tu tiempo con sólo 8 minutos de organización? Pensemos que es como ir al supermercado con una lista de la compra, no nos olvidaremos de comprar nada, en cambio, si confiamos en nuestra memoria, puede que nos olvidemos de algo.
Segundo: Priorizar y organizar
Una vez tenemos la lista hecha debemos preguntarnos, de esta lista ¿hay algo que pueda delegar? ¿hay algo que requiera atención inmediata? De esta manera será más fácil calcular el tiempo estimado que demorará cada una de ellas y también debemos subrayar las tareas más urgentes. Y así podremos organizar mejor el tiempo. Por ejemplo, si tengo una reunión importante a las 11 de la mañana, puedo hacer varias tareas pequeñas antes de mi reunión, y así tener la tarde libre para avanzar con las tareas que requieran más tiempo.
Tercero: La ley de Pareto
También conocida como La Ley del 20/80, que dice: «el 20% del tiempo de trabajo contribuye al 80% de los resultados, y viceversa». Es uno de los conceptos más útiles para la productividad y gestión del tiempo, podemos formularla así: cumplir el 20% de tus tareas más importantes producirá aproximadamente el 80% de los resultados que debes alcanzar. Y de acuerdo con Pareto, esta división del tiempo es el resultado más eficiente. Ya que solo he gastado el 20% de mi tiempo y podré hacer más cosas.
Dicho en sencillo, si yo quisiera pintar la Mona Lisa, con 20% de mi tiempo, alcanzaría un 80% del resultado, es decir, un cuadro bastante decente, pero no igual a la Mona Lisa. Sin embargo, para llegar a la perfección, me ocuparía 80% de mi tiempo alcanzar ese 20% restante. En pocas palabras, el perfeccionismo no es eficiente.
Cuarto: ¿Eres alondra o búho? Identifica el momento del día en que eres más productivo
Hay personas alondras que se levantan llenas de energía y que son muy productivas por las mañanas y menos durante la tarde. Y hay personas búhos, que les ocurre al revés, se levantan con cero energías y por la tarde y noche son mucho más dinámicas y productivas. Si conocemos nuestros ritmos biológicos podremos realiza las tareas más complejas en aquel momento del día en que tengamos más energía, también podremos organizar mejor nuestra agenda y evitar, así, los errores y pérdidas de tiempo
¿Haces tu trabajo mejor a primera hora de la mañana? ¿En qué hora realizas mejor tus tareas? ¿Disminuye tu energía después de la comida? ¿En qué hora del día te sientes con más energía? ¿En qué horas te concentras más? ¿Qué sueles hacer durante las horas de mayor energía?
Quinto: Cuidado con los ladrones de tiempo
Séneca decía: “Nuestro tiempo en parte nos lo roban, y el que nos queda lo perdemos sin darnos cuenta”. Los ladrones de tiempo son todas aquellas interrupciones o impedimentos que te imposibilitan cumplir tus planes sobre su distribución, como las reuniones largas, rutinarias, imprevistas, llamadas telefónicas, correos interminables, las redes sociales, compañeros, etc.
Identifica cuáles son tus principales ladrones de tiempo es el primer paso para detenerlos. Una buena práctica para reducir el «robo del tiempo» es reservar media hora para uno mismo, una desconexión personal para ordenar la cabeza; un momento de tranquilidad durante el cual no estás para nadie, sino sólo para solucionar los temas importantes.
Si cumples estos 5 pasos, cada vez que establezcas tus tareas diarias y semanales, y verás cómo las horas de tu día, comienzan a rendir de mejor manera.
